Le RGPD ne fixe pas une durée unique pour toutes les données personnelles. Il impose plutôt au responsable de traitement de relier chaque durée de conservation à une finalité précise, puis de prouver que cette durée reste cohérente avec la protection des données.
Dans une PME comme dans un grand groupe, l’erreur la plus fréquente consiste à garder trop longtemps des fichiers utiles autrefois, mais devenus inutiles aujourd’hui. Cette habitude fragilise la conformité, alourdit l’audit RGPD et complique l’effacement des données quand un droit des personnes s’exerce.
A retenir :
- Durées distinctes selon finalité et preuve
- Archivage restreint, jamais stockage sans limite
- Registre, politique et purge alignés
- Prospects, factures, cookies traités séparément
- Référentiel CNIL utile pour cadrer
Limiter la conservation des données personnelles selon le RGPD
Après cette base, le cœur du sujet tient en une idée simple : une donnée ne se garde que tant qu’elle sert réellement la finalité annoncée. Selon la CNIL, l’article 5 du RGPD impose une durée de conservation bornée, et non un archivage confortable par défaut.
Base active, archivage, suppression
Cette logique se comprend mieux avec le cycle de vie de la donnée. En base active, l’information sert au quotidien, puis elle bascule vers un archivage intermédiaire quand elle ne sert plus l’opérationnel, mais reste utile pour une obligation légale ou une défense juridique.
Selon la CNIL, ce passage doit être documenté, car l’archivage n’autorise pas un accès large ni une conservation indistincte. Un commerce en ligne peut, par exemple, garder des données clients pendant la relation, puis isoler certaines pièces comptables plus longtemps, sans mélanger les usages.
Type de donnée
Durée usuelle
Référence
Usage principal
Clients après relation
3 ans
Recommandation CNIL
Prospection
Factures
10 ans
Code de commerce
Preuve comptable
Cookies
13 mois
Recommandation CNIL
Mesure d’audience
Logs de connexion
6 à 12 mois
Pratique CNIL
Sécurité informatique
Cette séparation évite un piège classique : croire qu’une durée comptable annule la durée commerciale, ou l’inverse. Dans les faits, une même donnée peut suivre plusieurs horloges, à condition que chaque étape reste justifiée et bornée.
Le passage suivant devient alors plus concret, car certaines catégories concentrent la plupart des erreurs de conservation. C’est le cas des clients, des prospects et des pièces financières, souvent traités comme un ensemble alors qu’ils obéissent à des règles différentes.
À retenir pour piloter cette première logique :
- Finalité précise avant toute durée
- Accès réduit dès l’archivage intermédiaire
- Suppression ou anonymisation à l’échéance
- Durée légale la plus protectrice
Pourquoi l’archivage n’autorise pas tout garder
Un archivage intermédiaire bien pensé ressemble à une réserve sécurisée, pas à un grenier. Les données n’y restent que pour une durée déterminée, avec un accès limité aux personnes qui ont un besoin réel, comme la comptabilité ou le juridique.
Selon la CNIL, conserver “au cas où” constitue précisément une conservation excessive. La sécurité informatique impose donc des règles techniques simples, comme la restriction des droits, la purge planifiée et la traçabilité des suppressions.
Le sujet devient encore plus sensible lorsqu’on regarde les catégories les plus surveillées en entreprise. Les écarts apparaissent souvent dans les fichiers de prospection, les archives de paie ou les comptes utilisateurs restés actifs après des mois d’inutilisation.
Fixer les durées de conservation par type de traitement
Une fois la logique posée, le travail pratique consiste à attribuer une durée à chaque traitement, sans tout confondre. C’est là que le responsable de traitement sécurise sa conformité, car une même organisation gère rarement une seule catégorie de données.
Clients, prospects et pièces comptables
Pour les clients, la pratique admise retient souvent trois ans après le dernier contact pour la prospection, tandis que les pièces comptables suivent plutôt dix ans. Selon la CNIL, le point de départ n’est pas forcément la première collecte, mais le dernier échange actif ou la clôture de l’exercice.
Dans une petite entreprise, cela change tout. Un fichier commercial ne doit pas rester vivant indéfiniment, même si la facture correspondante doit être archivée plus longtemps pour la preuve et le contrôle fiscal.
Catégorie
Durée de base
Durée d’archivage
Motif principal
Prospect
Jusqu’au dernier contact
3 ans
Prospection
Client actif
Durée de la relation
Selon preuve utile
Exécution du contrat
Facture
Pendant l’exercice
10 ans
Obligation comptable
Carte de paiement
Transaction
15 mois maximum
Preuve de paiement
Les fichiers de prospection illustrent bien l’exigence de précision. Selon la CNIL, un prospect peut être recontacté pendant trois ans après un dernier contact significatif, mais au-delà il faut renouveler la base juridique ou supprimer les données.
Cette rigueur devient plus visible encore quand on aborde les données RH et les usages internes, où le référentiel CNIL 2026 apporte des repères opérationnels utiles. Le même principe demeure : chaque fichier doit avoir sa propre horloge.
À retenir pour les traitements les plus courants :
- Clients et prospects séparés
- Factures archivées sur une autre base
- Cookies plafonnés par finalité
- Durées écrites, datées, appliquées
Ressources humaines et usages internes
Dans les RH, le référentiel publié par la CNIL en avril 2026 aide à cadrer recrutement, paie, carrière et départs. Selon la CNIL, le recrutement des candidats non retenus ne justifie pas la même conservation qu’un bulletin de paie ou un dossier salarié.
Un exemple concret aide à voir l’enjeu. Une entreprise garde parfois un CV dans la messagerie d’un manager, alors que le délai utile est déjà dépassé et que le dossier devrait avoir été purgé ou réarchivé.
Les logs et les badges suivent eux aussi une logique limitée, souvent liée à la sécurité informatique et à la prévention des incidents. La durée reste courte, car la finalité est de contrôler un accès ou d’analyser un événement, pas d’observer durablement les comportements.
« Nous avions conservé des candidatures trop longtemps dans un dossier partagé. La mise à plat des durées a réduit les accès et clarifié nos pratiques. »
Claire D.
Le point suivant porte sur la preuve, parce qu’une durée bien choisie ne suffit pas si elle n’est ni écrite ni appliquée. C’est là que le registre, la politique de confidentialité et les purges techniques doivent parler la même langue.
Documenter, purger et auditer la conservation des données
La dernière étape est souvent la plus négligée, pourtant elle protège le mieux l’organisation. Une durée de conservation sans mécanisme d’effacement des données ressemble à une règle jamais appliquée, donc fragile en cas d’audit RGPD.
Registre, politique et preuves de purge
Le registre des traitements doit mentionner la durée retenue, le motif juridique et l’éventuelle phase d’archivage. Selon le RGPD, cette documentation sert à démontrer la conformité et à montrer que le droit des personnes est pris au sérieux.
La politique de confidentialité joue un autre rôle, plus lisible pour le public. Elle doit dire combien de temps les données personnelles restent conservées, ou au moins expliquer clairement les critères retenus, sans formule floue.
« Quand nous avons relié le registre, la politique et la purge automatique, les contrôles internes sont devenus beaucoup plus simples. »
Marc L.
« J’ai compris qu’un accès restreint ne suffisait pas si les fichiers dormaient trop longtemps. La suppression programmée a réglé le vrai problème. »
Sarah T.
Dans les équipes, ce travail évite les écarts entre ce qui est annoncé et ce qui est réellement conservé. Une politique claire rassure aussi les clients, parce qu’elle montre que la protection des données ne repose pas sur des promesses vagues.
Ce que la CNIL regarde en contrôle
Selon la CNIL, l’incohérence la plus visible reste simple à repérer : un registre annonce trois ans, mais le CRM garde les fiches six ans. Cette différence signale souvent une organisation mal pilotée, surtout lorsque les outils métiers n’appliquent aucune purge.
Les contrôles se concentrent aussi sur les excès durables, notamment quand le volume de fichiers accumulés dépasse largement la finalité initiale. C’est pourquoi une routine d’audit régulier, associée à des suppressions tracées, vaut mieux qu’une correction ponctuelle.
« La consigne de purge automatique a changé notre quotidien, parce qu’elle a supprimé les doublons et les dossiers oubliés. »
Julien P.
Un système conforme n’accumule pas, il arbitre, trace et efface au bon moment. Dans ce cadre, la conservation devient un geste maîtrisé, et non un réflexe de stockage qui finit par coûter cher.
Source : CNIL, « Les durées de conservation des données », CNIL ; RGPD, article 5, règlement (UE) 2016/679 ; CNIL, référentiel ressources humaines, 2 avril 2026.